QUY TRÌNH HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Như vậy:

Mục đích chính của việc chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Lưu ý: Do Việt Nam chưa phải là thành viên của Công ước LaHay (Hague/Apostille) do đó các giấy tờ được cấp bởi hay sử dụng tại của Việt Nam (kể cả tại các quốc gia thành viên của Công ước LaHay) đều được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ hoặc theo thỏa thuận pháp luật của Việt Nam và quốc gia có liên quan.

Hồ sơ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

Căn cứ theo Điều 14 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, Nam Việt Luật xin được thông báo đến bạn Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao cụ thể như sau:

BƯỚC 1: Pháp nhân nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Lưu ý:

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ được thực hiện với BẢN GỐC hoặc BẢN SAO TỪ SỔ GỐC được làm tại các Cơ quan hành chính công nơi cấp giấy tờ đó.
Cơ quan có thẩm quyền không thể hợp pháp hóa các bản sao y bản chính dù bản đó có được nước ngoài công chứng hay không, cũng như các các bản sao hoặc các giấy tờ tư (hợp đồng, v.v.)

BƯỚC 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

BƯỚC 3: Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

BƯỚC 4: Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.

Hồ sơ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Căn cứ theo Điều 15 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, Nam Việt Luật xin được thông báo đến bạn Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

BƯỚC 1: Pháp nhân nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

Lưu ý:

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ được thực hiện với BẢN GỐC hoặc BẢN SAO TỪ SỔ GỐC được làm tại các Cơ quan hành chính công nơi cấp giấy tờ đó.
Cơ quan có thẩm quyền không thể hợp pháp hóa các bản sao y bản chính dù bản đó có được nước ngoài công chứng hay không, cũng như các các bản sao hoặc các giấy tờ tư (hợp đồng, v.v.).

BƯỚC 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện khi thấy cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

BƯỚC 3:Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.

Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Nếu không đủ thời gian để tìm hiểu kỹ lương về quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, hoặc không có thời gian để thực hiện các thủ tục này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự của Dịch Thuật Châu Á để hạn chế tối đa sai sót.

👉Xem ngay:

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Với kinh nghiệm trên 10 năm, cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và mạng lưới đối tác khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tất cả cá giấy tờ cấp tại nước ngoài cũng như Việt Nam.

Chúng tôi cam kết: