Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Tức là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Ví dụ như các loại giấy tờ trong hồ sơ xin cấp Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp… là giấy tờ của nước ngoài như: Giấy Chứng nhận thành lập của tổ chức tại nước ngoài, hộ chiếu của người nước ngoài, báo cáo tài chính, xác nhận nghĩa vụ thuế của tổ chức tại nước ngoài…
Dựa trên kinh nghiệm tư vấn và làm việc với khách hàng nước ngoài, Công ty Dịch thuật Châu Á nhận thấy nhiều nhà đầu tư nước ngoài gặp khó khăn với vấn đề này. Công ty Dịch thuật Châu Á xin tổng hợp và gửi đến Quý Khách hàng một số thông tin cơ bản liên quan như sau:
Tài liệu không cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:
Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Nơi thực hiện:
Tại nước ngoài:
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài là các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Tại Việt Nam:
Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước.
Ngoài ra, 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Quý Khách hàng tham khảo danh sách này tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao: https://lanhsuvietnam.gov.vn.
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:
Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các tài liệu sử dụng khi làm việc với cơ quan nhà nước phải bằng tiếng Việt. Vì vậy, trong một số trường hợp, sau khi tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự, phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực một lần nữa mới sử dụng để làm việc với cơ quan nhà nước tại Việt Nam.