Trong quá trình học tập, xin việc, du học hay hoàn thiện hồ sơ hành chính, công chứng bằng cấp là một trong những thủ tục được thực hiện khá phổ biến. Một bản sao bằng tốt nghiệp có chứng thực giúp cơ quan, doanh nghiệp hoặc đơn vị tiếp nhận có cơ sở xác nhận rằng thông tin trên bản sao phù hợp với bản chính.
Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn: Khi nào cần công chứng bằng cấp? Có bắt buộc phải mang bản gốc đến hay không? Nếu bằng cấp được cấp ở nước ngoài thì cần dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Công chứng bằng cấp là gì?
Trong cách gọi thông thường, “công chứng bằng cấp” thường được dùng để chỉ việc chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp từ bản chính. Người có bằng cấp mang bản gốc đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; sau khi đối chiếu, bản sao được chứng thực để sử dụng trong hồ sơ.
Điều này giúp người sử dụng hồ sơ không phải nộp bản chính bằng tốt nghiệp trong những trường hợp đơn vị tiếp nhận chỉ yêu cầu bản sao có chứng thực.
Ví dụ, bạn có bằng tốt nghiệp đại học bản gốc và cần nộp hồ sơ xin việc. Thay vì giao bản chính cho doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện công chứng bằng cấp để có bản sao chứng thực và sử dụng bản sao đó trong hồ sơ.
Khi nào cần công chứng bằng cấp?
Tùy vào mục đích sử dụng, bạn có thể được yêu cầu chuẩn bị bản sao bằng cấp có chứng thực trong nhiều trường hợp như:
- Nộp hồ sơ xin việc hoặc hồ sơ tuyển dụng;
- Hoàn thiện hồ sơ nhập học;
- Làm hồ sơ du học;
- Nộp hồ sơ học tiếp lên cao học hoặc các chương trình đào tạo khác;
- Hoàn thiện hồ sơ thi tuyển, xét tuyển;
- Làm thủ tục hành chính có yêu cầu bản sao chứng thực bằng cấp;
- Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận.
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải chứng thực bằng cấp. Vì vậy, trước khi thực hiện, bạn nên kiểm tra yêu cầu của trường học, doanh nghiệp hoặc cơ quan tiếp nhận để tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.
Công chứng bằng cấp cần chuẩn bị những gì?
Đối với bằng cấp được cấp tại Việt Nam, hồ sơ thường khá đơn giản. Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị:
Thứ nhất, bản chính bằng tốt nghiệp. Đây là giấy tờ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu với bản sao.
Thứ hai, bản photocopy bằng cấp. Bạn có thể tự chuẩn bị bản photocopy hoặc sử dụng dịch vụ photocopy tại nơi thực hiện chứng thực.
Thứ ba, giấy tờ tùy thân trong trường hợp cơ quan thực hiện thủ tục yêu cầu xuất trình để xác định người yêu cầu.
Tùy từng trường hợp và nơi thực hiện, thành phần hồ sơ có thể có yêu cầu khác nhau. Nếu cần chứng thực nhiều bản, bạn nên xác định trước số lượng để chuẩn bị đầy đủ.
Có cần mang bản gốc khi công chứng bằng cấp không?
Đây là câu hỏi rất nhiều người quan tâm.
Nếu bạn muốn chứng thực bản sao từ bản chính thì thông thường cần có bản chính bằng cấp để đối chiếu. Chỉ có bản photocopy mà không có căn cứ hợp lệ để đối chiếu thì không thể mặc nhiên chứng thực bản sao từ bản chính.
Do đó, khi đi công chứng bằng cấp, bạn nên mang theo bản gốc và số lượng bản photocopy cần thiết.
Sau khi hoàn tất, bản gốc được trả lại cho người sở hữu, còn bản sao đã được chứng thực có thể được sử dụng để nộp hồ sơ theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận.
Bằng cấp nước ngoài có công chứng được không?
Đối với bằng tốt nghiệp được cấp ở nước ngoài, thủ tục có thể phức tạp hơn bằng cấp Việt Nam.
Nếu tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài và cần sử dụng tại Việt Nam, người sử dụng thường phải xem xét các yêu cầu liên quan đến dịch thuật và chứng thực bản dịch. Trong một số trường hợp, giấy tờ nước ngoài còn cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo quy định hoặc điều ước quốc tế có liên quan.
Quy trình vì vậy có thể được thực hiện theo hướng:
Bằng cấp nước ngoài → kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự → dịch sang tiếng Việt → chứng thực bản dịch → sử dụng trong hồ sơ.
Tuy nhiên, không phải mọi bằng cấp nước ngoài đều có quy trình giống nhau. Cần xác định quốc gia cấp bằng, tình trạng giấy tờ và mục đích sử dụng trước khi thực hiện.
Công chứng bằng cấp ở đâu?
Tùy vào loại thủ tục, việc chứng thực bản sao có thể được thực hiện tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Trong thực tế, người dân thường lựa chọn UBND cấp xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng đối với những trường hợp pháp luật cho phép.
Điều quan trọng là phân biệt giữa chứng thực bản sao bằng cấp và công chứng hợp đồng, giao dịch. Với bằng tốt nghiệp, nếu mục đích chỉ là tạo bản sao có chứng thực thì không nên hiểu rằng bắt buộc phải “công chứng” theo nghĩa công chứng hợp đồng.
Nếu hồ sơ được sử dụng cho một thủ tục cụ thể, bạn nên kiểm tra trước yêu cầu của đơn vị tiếp nhận để lựa chọn hình thức phù hợp.
Một số lưu ý khi công chứng bằng cấp
Để quá trình công chứng bằng cấp diễn ra thuận lợi, bạn nên kiểm tra kỹ tình trạng của giấy tờ trước khi đi thực hiện. Bản chính cần rõ ràng, không bị rách, tẩy xóa hoặc có dấu hiệu bất thường.
Nếu cần nhiều bản sao chứng thực, hãy chuẩn bị số lượng phù hợp ngay từ đầu. Đối với bằng cấp nước ngoài, không nên tự ý dịch hoặc chứng thực trước khi xác định yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, bởi mỗi mục đích sử dụng có thể có yêu cầu khác nhau.
Đặc biệt, nếu hồ sơ dùng để du học, xin việc tại doanh nghiệp nước ngoài, làm thủ tục định cư hoặc thực hiện thủ tục hành chính tại Việt Nam, bạn nên hỏi rõ đơn vị tiếp nhận cần bản sao chứng thực, bản dịch chứng thực, công chứng hay hợp pháp hóa lãnh sự.
Kết luận
Công chứng bằng cấp là thủ tục tưởng chừng đơn giản nhưng nếu chuẩn bị sai loại giấy tờ hoặc sai hình thức chứng thực, bạn có thể phải thực hiện lại từ đầu. Với bằng cấp Việt Nam, quy trình thường chủ yếu xoay quanh việc xuất trình bản chính và chứng thực bản sao. Trong khi đó, bằng cấp nước ngoài có thể phát sinh thêm yêu cầu về dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự.
Trước khi thực hiện, hãy xác định rõ bằng cấp được cấp ở đâu, sử dụng vào mục đích gì và đơn vị nào tiếp nhận hồ sơ. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Bài viết liên quan
